Setite se svog proteklog radnog dana. Koliko zadataka ste obavljali istovremeno? Možda ste uspeli da izbrojite precizno. Možda niste sigurni u konkretan broj, jer ste navikli da obavljate potpuno različite aktivnosti simultano. U oba slučaja, odgovor ukazuje na isto – multitasking je sastavni deo Vaše svakodnevice.
Uspešna promena fokusa s jedne aktivnosti na drugu, postala je neophodna veština modernog poslovanja. U pojedinim situacijama koje zahtevaju potpunu posvećenost jednom zadatku, multitasking može zvučati kao loša ideja. Ipak, iskustvo govori u prilog ovoj veštini – multitasking u većini slučajeva povećava produktivnost organizacije. Kako to zapravo izgleda u praksi?
Uloga multitaskinga u poslovanju
Gledajući iz ugla poslodavca, sposobnost multitaskinga zaposlenih pruža niz benefita poslovanju. Ukoliko Vašu kompaniju vodi tim koji uspešno obavlja brojna zaduženja istrovremeno, to će značajno smanjiti troškove zapošljavanja novih kandidata i njihove obuke.Zapravo, neće biti potrebe za novim zaposlenicima, jer će svaki član tima biti u mogućnosti da preuzme posao svojih kolega ukoliko se ukaže potreba za tim. Ova prednost je ujedno i Vaša prednost nad konkurencijom, jer privremeno odsustvo ili iznenadni odlazak određenog člana tima neće imati negativan uticaj na nivo produktivnosti.
Ako posmatramo sposobnost multitaskinga iz ugla zaposlenih, ova veština će Vam dati veće šanse da prevaziđete najteže poslovne izazove i napredujete. Kojim god poslom da se bavite, sigurno ste često suočeni s većim brojem zaduženja koja čekaju hitno rešenje. Pritom morate da kombinujete razne veštine. Samostalno obavljanje većeg broja zadataka znači da ne zavisite od drugih i da umete da se snađete kada se od Vas očekuju visoki rezultati.
Multitasking podrazumeva i konstantnu komunikaciju između članova tima, poslodavca i zaposlenih, kao i poslodavca i zaposlenih s klijentima. Efikasno poslovanje zahteva jasnu i blagovremenu razmenu informacija. Tu nastupa savremena tehnologija i uvodi VoIP kao idealno komunikaciono rešenje. Internetska telefonija obezbedila je da sastanci i prosleđivanje važnih dokumenata teku brže i lakše nego pre, pri čemu je ujedno unapredila i multitasking.
Kako VoIP doprinosi multitaskingu?
Osim tradicionalnih komunikacionih alata, VoIP sistemi omogućavaju trenutne poruke, virtuelno slanje faksa i snimanje poziva. Sve potrebne informacije razmenjene putem VoIP sistema, mogu se proslediti i sačuvati na jednom mestu.
Ukoliko je potrebno da prenesete kolegama ono što je rečeno tokom telefonskog razgovora, možete im poslati snimak i uštedeti vreme, a da pritom ne izostavite važne informacije. Snimci poziva takođe mogu poslužiti kao podsetnik na detalje razgovora s klijentom, što će Vas poštedeti stresa da ste nešto zaboravili i na brz način usmeriti na potrebne stavke razgovora.
Ako obavljate nekoliko zadataka istovremeno i trudite se da završite što pre, možete da koristite timske poruke u realnom vremenu – bez obzira gde se nalaze članovi Vašeg tima i koji uređaj koriste.
Opcija telekonferencije i video konferencije Vam omogućava da na jednostavan i brz način okupite tim kada je potrebno da razmotrite iskrsli problem. Ovo čini ugovaranje sastanka efikasnijim, a da pritom ne oduzima vreme putovanja s jedne lokacije na drugu u slučaju da poslovanje čini veći broj objekata. Možete se pridružiti online sastanku u svakom momentu s Vašeg radnog mesta i istovremeno imati pristup svim podeljenim fajlovima u toku sastanka.
U slučaju da se dogode nepredviđene okolnosti u jednoj od lokacija Vašeg poslovanja, poput nestanka struje, pozivi će biti preusmereni na drugu lokaciju. VoIP sistemi pružaju naprednu opciju prosleđivanja poziva na lokaciju koju sami birate. Pritom ćete biti sigurni da niste propustili važne pozive, da je održana željena produktivnost i da niste doveli klijenta u nepriliku ako mu je trebala Vaša hitna reakcija.
Usled nemogućnosti da odgovorite na kancelarijski telefon, i dalje možete biti upućeni u sve tokove poslovanja pomoću laptopa ili pametnog telefona. Na taj način možete da obavljate važne zadatke, a istovremeno komunicirate sa saradnicima i kupcima.
Može se reći da VoIP sistemi znatno unapređuju kvalitet multitaskinga, što se ujedno pozitivno odražava kako na produktivnost, tako i na reputaciju kompanije. Ako ste u potrazi za VoIP sistemom za poslovanje, informišite se o kvalitetnim uređajima poznatih svetskih brendova na sajtu kompanije MS Security. Pored bogate ponude uređaja za tehničku zaštitu, stručni tim kompanije stoji na usluzi za sva pitanja i savete u vezi strategije i ugrađivanja idealnog tehničkog rešenja za Vaše poslovanje.
Iako doprinosi povećanju produktivnosti poslovnog tima, uspešan multitasking podrazumeva konstantno unapređivanje. Ova veština je blisko povezana sa novitetima u svetu poslovanja, naročito kada su u pitanju napredne tehnologije. Stoga, da biste podigli multitasking na viši nivo, potrebno je da ga udružite s pametnom tehnologijom. Zašto ne početi s VoIP sistemom?